Impresa
Quanto pagate davvero il vostro software: il conto dei canoni
Gli abbonamenti software si accumulano un pezzo alla volta e nessuno ne ha la somma. Fare l'inventario dei canoni, delle licenze per utente e degli strumenti duplicati produce quasi sempre un risparmio immediato, e soprattutto rivela dove il costo cresce con l'azienda invece che con il valore.
C'è un esercizio che consigliamo a ogni azienda e che quasi nessuno ha fatto: prendere l'estratto conto della carta aziendale degli ultimi dodici mesi ed evidenziare ogni addebito che sia un abbonamento a un software. Poi sommare.
Il numero che esce sorprende quasi sempre, per tre motivi: nessuno lo aveva mai calcolato, una parte paga strumenti che non usa più nessuno, e la voce cresce da sola ogni volta che assumete.
Perché il conto sfugge
Gli abbonamenti non arrivano tutti insieme: arrivano uno alla volta, ognuno ragionevole. Trenta euro al mese per uno strumento, quaranta per un altro, una licenza in più perché è entrata una persona nuova. Nessuna di queste decisioni merita una riunione, ed è esattamente il motivo per cui non se ne parla mai.
In più il costo è distribuito: alcuni addebiti stanno sulla carta di chi si occupa di marketing, altri su quella dell'amministrazione, altri arrivano come fattura annuale e vengono contabilizzati come "servizi". Non esiste un posto dove il totale sia visibile, quindi il totale non esiste per nessuno.
L'inventario, in un pomeriggio
- Estraete gli addebiti ricorrenti di dodici mesi da carte e conto. Cercate anche le fatture annuali: sono quelle che sfuggono di più.
- Per ogni voce scrivete tre cose: quanto costa all'anno, chi la usa davvero, cosa succede se domani la spegnete.
- Segnate i doppioni. Quasi ogni azienda paga due strumenti che fanno la stessa cosa, perché due reparti hanno scelto separatamente.
- Segnate le licenze dormienti. Persone uscite, prove mai disdette, postazioni per un progetto finito.
- Ordinate per costo annuo e guardate le prime cinque righe: valgono più di tutto il resto.
Le prime due categorie — doppioni e licenze dormienti — sono risparmio immediato che non richiede alcuna decisione strategica. Nella nostra esperienza pesano fra il dieci e il venticinque per cento del totale.
Il canone non è il prezzo del software: è il prezzo del software moltiplicato per quanto crescerete.La voce che nessuno proietta a tre anni
Il costo che cresce con voi
La parte interessante non è quanto pagate oggi: è come cambia quel numero se l'azienda cresce del trenta per cento. Con i modelli a licenza per utente, il costo del software cresce con le persone anche quando il valore che ne traete resta lo stesso.
Fate questa proiezione su tre anni per le prime cinque voci. In alcuni casi scoprirete che uno strumento che oggi costa poco diventa, a regime, la voce di spesa informatica più grande che avete — ed è il momento in cui vale la pena chiedersi se esista un'alternativa che si paga una volta invece che ogni mese per persona.
Quando conviene sostituire e quando no
Sostituire uno strumento ha un costo che non compare nel confronto fra i due prezzi: la migrazione dei dati, il tempo delle persone per imparare, i primi mesi in cui si lavora peggio. Va messo nel conto, altrimenti ogni cambio sembra conveniente sulla carta e non lo è nella realtà.
La regola pratica che usiamo:
- Se lo strumento è usato ogni giorno da molte persone e funziona, non toccatelo per risparmiare il venti per cento. Il disturbo costa di più.
- Se paga per utenti che non lo usano, il problema non è lo strumento: è il piano tariffario. Spesso basta una telefonata al fornitore.
- Se è un doppione, scegliete quello che le persone usano già, non quello che a voi sembra migliore.
- Se il costo cresce con l'azienda senza dare più valore, cominciate a valutare alternative prima che il numero faccia male, non dopo.
Le due domande da fare prima del prossimo abbonamento
La prima: chi lo disdice, e come? Sembra banale, e invece è la domanda che evita gli abbonamenti immortali. Se nessuno sa dove si disdice, non si disdirà mai.
La seconda: se un giorno smettiamo, cosa ci portiamo via? I dati in un formato leggibile, o solo la nostalgia? È lo stesso ragionamento che vale per qualsiasi fornitore, e va fatto quando avete ancora il potere di chiederlo — cioè prima di firmare.
L'esercizio dell'estratto conto costa un pomeriggio e non richiede nessuna competenza tecnica. È il modo più rapido che conosciamo per far entrare il tema informatico in una discussione di bilancio, dove peraltro è sempre appartenuto.