Impresa
Software su misura: quando fa vincere e quando è uno spreco
Il software standard va bene per tutto ciò che fate come lo fanno gli altri. Il su misura conviene solo dove il vostro modo di lavorare è il vantaggio competitivo: lì un prodotto pronto vi costringe ad assomigliare ai concorrenti. La regola pratica è personalizzare poco e nel punto giusto, restando standard in tutto il resto.
Cominciamo da una posizione scomoda per chi fa il nostro mestiere: nella maggior parte dei casi conviene comprare, non far costruire. Un prodotto standard costa una frazione, è già stato provato da migliaia di aziende e domani mattina esiste anche se il vostro fornitore sparisce.
Ma esiste una parte del lavoro di ogni azienda che i prodotti standard non coprono, e non per pigrizia di chi li fa: è la parte in cui voi fate le cose diversamente dagli altri. Ed è esattamente la parte da cui viene il vostro margine.
La domanda che decide tutto
Davanti a ogni funzione, la domanda non è "il gestionale la fa?" ma un'altra:
Questo processo lo facciamo come lo fanno tutti, o è uno dei motivi per cui i clienti scelgono noi?Il criterio che usiamo per decidere standard o su misura
Se la risposta è "come tutti" — la contabilità, le paghe, la fatturazione elettronica, il magazzino di base — comprare è quasi sempre la scelta giusta. Adattare la vostra azienda allo standard costa meno che adattare il software alla vostra azienda, e vi mette in mano funzioni che qualcun altro manterrà aggiornate al posto vostro.
Se la risposta è "è il motivo per cui ci scelgono", un prodotto standard vi obbliga a lavorare come i vostri concorrenti. State pagando per assomigliare a loro.
I segnali che il su misura serve davvero
Non sono opinioni: sono sintomi che si osservano in azienda in mezza giornata.
- I fogli di calcolo paralleli. Se accanto al gestionale esiste un file che qualcuno aggiorna a mano e su cui si prendono le decisioni vere, quel file è la specifica del software che vi manca.
- Le persone che "sanno come si fa". Quando un processo funziona solo perché due persone lo tengono in piedi a memoria, l'azienda ha un rischio, non un vantaggio.
- Le eccezioni che sono la norma. Se il novanta per cento degli ordini passa da una procedura che il gestionale chiama "caso particolare", il gestionale sta descrivendo un'altra azienda.
- Il lavoro di traduzione. Se qualcuno passa la giornata a trasformare i dati di un sistema nel formato di un altro, state pagando una persona per fare da collegamento software.
- I clienti che chiedono cose che non potete dare. Un portale dove vedono lo stato dei loro ordini, un'app che registra quello che succede sul posto: se lo chiedono in tre, è un mercato.
I costi veri, da entrambe le parti
Il confronto onesto non è "licenza contro sviluppo". Sono due strade con costi diversi che si manifestano in momenti diversi.
Il prodotto standard costa poco all'inizio e presenta il conto dopo: canoni che crescono con gli utenti, moduli aggiuntivi per cose che davate per scontate, personalizzazioni che vanno rifatte ad ogni aggiornamento, e un limite invalicabile quando avreste bisogno di una funzione che il produttore non ha in programma. In più i vostri dati vivono in un formato che è suo, non vostro.
Il su misura costa di più all'inizio ed è un bene che va mantenuto: qualcuno deve aggiornarlo, correggerlo, farlo evolvere. In cambio non ha canoni per utente, fa esattamente quello che serve e i dati restano in casa vostra in un formato leggibile da chiunque.
Il rischio del su misura ha un nome preciso, e va detto: dipendere da chi l'ha costruito. Si riduce in modo concreto — codice sorgente vostro per contratto, tecnologie diffuse e non esotiche, documentazione delle scelte, e nessun pezzo che solo una persona sa far funzionare — ma non sparisce. Chiedetelo prima di firmare, non dopo.
La strada che consigliamo quasi sempre
Nella pratica la scelta migliore raramente è tutta da una parte. Funziona così:
- Standard per il lavoro comune. Contabilità, fatturazione, adempimenti: un prodotto maturo, configurato bene, senza toccarne il codice.
- Su misura solo nel punto che vi distingue. Un modulo, un'app, un portale: piccolo, mirato, agganciato al gestionale che avete già.
- Un collegamento pulito fra i due, con un contratto dati esplicito, così che aggiornare l'uno non rompa l'altro.
- Una fetta alla volta, in mano alle persone. Ogni pezzo che consegniamo deve essere usato da qualcuno prima che ne cominciamo un altro: è l'unico modo per accorgersi in tempo che una funzione non serviva.
Questo approccio ha un vantaggio che si vede solo dopo: se un giorno cambiate gestionale, il pezzo su misura resta. È attaccato al vostro processo, non al prodotto di qualcun altro.
Come si riconosce un progetto che finirà male
- Si parte dalle schermate invece che dal processo e dai permessi.
- Il preventivo copre tutto fino all'ultimo dettaglio, con date certe su un anno: significa che nessuno ha ancora capito il problema.
- Nessuno vi ha chiesto cosa succede quando qualcuno sbaglia, o quando due persone modificano la stessa cosa insieme.
- Non è previsto che qualcuno della vostra azienda usi il software prima della fine.
- Si parla di tecnologie prima di parlare di come lavorate.
Se state valutando se far costruire qualcosa, la conversazione utile non comincia da cosa vorreste vedere a schermo: comincia da quale parte del vostro lavoro non assomiglia a quella di nessun altro. Se non ce n'è nessuna, il consiglio onesto è comprare un prodotto e spendere quei soldi altrove.